Política de Privacidade — SysVetMax

Sysmax Solutions ("Sysmax", "nós") é uma empresa de tecnologia desenvolvedora do SysVetMax, sistema de gestão veterinária SaaS (Software como Serviço) disponível em https://sysvetmax.sysmaxsolutions.com.br.

Para qualquer questão relacionada a dados pessoais — pedidos de acesso, correção, exclusão, portabilidade ou reclamações —, use o canal acima. Respondemos em até 30 (trinta) dias úteis (prazo aplicável a Agentes de Tratamento de Pequeno Porte, conforme Resolução CD/ANPD n.º 2/2022).

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei n.º 13.709/2018 — "LGPD") define dois papéis centrais no tratamento de dados:

• Controlador: quem decide por que e como os dados pessoais são tratados.
• Operador: quem trata os dados pessoais em nome do Controlador, seguindo suas instruções.

A relação entre a Clínica e a Sysmax é formalizada pelo Contrato de Processamento de Dados (DPA — Data Processing Agreement), publicado em https://sysvetmax.sysmaxsolutions.com.br/legal/dpa e disponível também mediante solicitação ao e-mail privacidade@sysmaxsolutions.com.br.

3.1 Dados dos Usuários do Sistema (Veterinários, Recepcionistas, Auxiliares)

Nota sobre Receituário de Controle Especial (Receituário Azul): A emissão de receituário para medicamentos controlados envolve dados do Médico Veterinário (nome, CRMV) e dados do animal/responsável. Esses registros são retidos pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos conforme exigência da ANVISA, e o fluxo de emissão está restrito a usuários com permissão de MV no sistema.

3.2 Dados dos Responsáveis pelos Animais (Tutores)

3.3 Dados dos Animais (Prontuário Veterinário)

Os dados clínicos dos animais — peso, temperatura, diagnóstico, medicamentos prescritos, resultados de exames, histórico de vacinas, laudos — não são dados pessoais nos termos da LGPD, pois animais não são pessoas naturais.

Exceção importante: Quando dados do animal, combinados com dados do responsável, permitem identificar indiretamente a saúde ou hábitos do responsável (ex.: doença zoonótica registrada no prontuário), tais informações passam a se enquadrar como dados pessoais sensíveis (dado de saúde) do responsável, sendo tratadas com as proteções correspondentes ao Art. 11 da LGPD.

O prontuário veterinário está sujeito às regras do CFMV (Res. CFMV 1321/2020, atualizada pela 1653/2025) — retenção mínima de 5 anos, sigilo profissional e integridade dos registros.

3.4 Dados Técnicos (Logs, IP, Dispositivo)

Logs de erro são pseudonimizados automaticamente e retidos por no máximo 90 dias (exceto logs de auditoria clínica — ver Seção 8.4).

A LGPD exige que cada operação de tratamento de dados pessoais tenha uma base legal válida (Art. 7.º para dados comuns; Art. 11 para dados sensíveis):

A Sysmax, na condição de Operadora, usa os dados pessoais exclusivamente para as seguintes finalidades:

1. Fornecer e operar o SysVetMax: autenticação de usuários, armazenamento de prontuários, geração de documentos (receituários, laudos, encaminhamentos, Receituário de Controle Especial), controle financeiro, módulos de triagem, internação, cirurgia e farmácia.
2. Comunicação com a Clínica e seus usuários: suporte técnico, notificações do sistema (alertas de internação, lembretes de vacina), atualizações de funcionalidades.
3. Agente de WhatsApp (IA) e Módulo de Transcrição de Voz:

   Quando a Clínica habilita o assistente de WhatsApp, dados mínimos do responsável e do contexto do atendimento são enviados ao modelo de linguagem (Anthropic) para gerar respostas automáticas. Nunca enviamos CPF, dados financeiros completos ou informações sensíveis a este serviço.

   Quando o Módulo de Transcrição de Voz estiver ativo, os dados de voz de todos os presentes na consulta são coletados para geração da nota clínica. O áudio bruto é eliminado imediatamente após a transcrição. Apenas o texto resultante é armazenado no prontuário.

   Decisões automatizadas da IA: O Agente de WhatsApp e os módulos de triagem automatizada geram sugestões e rascunhos que sempre requerem revisão e aprovação de profissional habilitado antes de produção de efeitos. Nenhuma decisão que afete juridicamente o titular é tomada exclusivamente por algoritmo (Art. 20, LGPD).

4. Faturamento e cobrança: gestão da assinatura do plano contratado pela Clínica.
5. Segurança e prevenção a fraudes: detecção de acessos anômalos, auditoria de ações em prontuários, proteção da integridade dos dados.
6. Melhoria do produto: análise de métricas de uso agregadas e anonimizadas para aprimorar a plataforma. Nunca usamos dados pessoais individualizáveis para esta finalidade.
7. Conformidade legal: atendimento a solicitações de autoridades competentes (ANPD, CRMV, Receita Federal, ordem judicial).

O que não fazemos:

• Não vendemos dados pessoais a terceiros.
• Não usamos dados de responsáveis ou animais para publicidade própria da Sysmax.
• Não compartilhamos dados entre clínicas (isolamento multi-tenant garantido por clinic_id em todas as tabelas).
• Não permitimos que suboperadores usem dados pessoais tratados em nome das Clínicas para treinamento ou ajuste fino de modelos de inteligência artificial.

Para fornecer o SysVetMax, utilizamos os seguintes suboperadores:

Proibição de uso para treino de IA pelos suboperadores: Todos os contratos com suboperadores incluem cláusula expressa proibindo o uso dos dados pessoais processados em nome das Clínicas para: (a) treinamento ou ajuste fino de modelos de inteligência artificial; (b) benchmarking público; (c) transferência a terceiros não autorizados.

Caso adicionemos novos suboperadores que ampliem o escopo de tratamento de dados, notificaremos as Clínicas com 30 dias de antecedência. A lista completa e atualizada está sempre disponível em https://sysvetmax.sysmaxsolutions.com.br/legal/suboperadores.

Alguns de nossos suboperadores (Supabase, Vercel, Anthropic) têm sede ou infraestrutura nos Estados Unidos e em outros países fora do Brasil.

As transferências internacionais de dados pessoais são realizadas exclusivamente por meio de Cláusulas Contratuais Padrão (SCC) aprovadas pela ANPD, nos termos da Resolução CD/ANPD n.º 19/2024 (vigente desde 23 de agosto de 2025).

Nossa abordagem por suboperador:

• Supabase: Priorizamos a utilização da região sa-east-1 (São Paulo, Brasil) para armazenamento dos dados das Clínicas brasileiras, evitando a transferência internacional dos dados do prontuário e do responsável.
• Vercel: O código da aplicação é executado em Edge Network global. Dados em trânsito são protegidos por TLS 1.3.
• Anthropic: Dados enviados ao modelo de linguagem são processados em servidores nos EUA. Aplicamos SCC e minimização de dados: nunca enviamos CPF, dados financeiros ou outros dados sensíveis a este serviço. A Clínica pode desabilitar o Agente de IA nas configurações, zerando essa transferência.

8.1 Prontuários Veterinários

Prazo mínimo: 5 (cinco) anos contados a partir do último atendimento registrado no prontuário. Base: Resolução CFMV n.º 1321/2020, mantida pela 1653/2025.

Após o encerramento do contrato, os prontuários permanecem acessíveis para exportação por 90 dias. Após este prazo, os dados são eliminados de forma segura, salvo se a Clínica solicitar extensão mediante justificativa legal.

8.2 Dados Financeiros

Prazo: 5 (cinco) anos, contados do encerramento do exercício fiscal em que a transação ocorreu. Base: Legislação fiscal brasileira (Lei n.º 5.172/1966 — CTN).

8.3 Dados de Contato dos Responsáveis pelos Animais

Prazo: Enquanto a conta da Clínica estiver ativa + 90 dias após encerramento do contrato (para exportação). A Clínica pode excluir dados de responsáveis individuais a qualquer momento, desde que respeitadas as obrigações de prontuário do CFMV.

8.4 Dados dos Usuários do Sistema (Funcionários da Clínica)

Prazo geral: Enquanto a conta do usuário estiver ativa.

Exceção para logs de auditoria clínica: Os registros de log que identifiquem o autor de criação, alteração ou exclusão em prontuários veterinários — incluindo nome completo e número de CRMV — são retidos pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos contados do último atendimento registrado, em cumprimento ao Art. 8.º da Resolução CFMV n.º 1321/2020.

Logs de autenticação, navegação e preferências de interface são anonimizados após 90 dias da desativação do usuário.

8.5 Logs Técnicos e de Segurança

Prazo: 90 (noventa) dias, com pseudonimização automática após 30 dias. Exceção: logs que identifiquem ação em prontuário clínico seguem o prazo da Seção 8.4.

8.6 Gravações de Voz (Módulo de Transcrição)

O áudio bruto capturado para transcrição é eliminado imediatamente após a geração do texto transcrito. Apenas o texto resultante (nota clínica) é armazenado no prontuário.

8.7 Dados de Receituário de Controle Especial

Retidos por 5 (cinco) anos, conforme exigência da SCTIE/ANVISA.

9.1 Medidas Técnicas

9.2 Medidas Organizacionais

• Acesso aos sistemas de produção restrito a colaboradores com necessidade comprovada.
• Política interna de segurança da informação com revisão anual.
• Contratos de confidencialidade assinados por todos os colaboradores e suboperadores.
• Plano de resposta a incidentes documentado (ver Seção 13).
• Avaliação de Impacto à Proteção de Dados (RIPD) realizada para tratamento de dados sensíveis e transferência internacional para processamento por IA, conforme Art. 38 da LGPD.

9.3 Responsabilidades da Clínica

• Manter senhas seguras e não compartilhá-las entre funcionários.
• Revogar acessos de funcionários desligados imediatamente.
• Usar redes seguras para acessar o sistema.
• Notificar a Sysmax imediatamente caso suspeite de acesso não autorizado.

A LGPD garante a toda pessoa física cujos dados são tratados ("titular") os seguintes direitos:

Canal de solicitação: Os titulares devem, em primeiro lugar, contatar a Clínica (Controladora). Caso a Clínica não responda ou o titular precise de suporte técnico, pode contatar a Sysmax pelo e-mail privacidade@sysmaxsolutions.com.br.

Não usamos cookies de publicidade, rastreamento entre sites ou pixels de redes sociais.

O SysVetMax pode processar, em caráter excepcional, dados de responsáveis pelos animais que sejam menores de 18 anos.

Nesses casos:

• A Clínica deve obter consentimento específico dos pais ou responsáveis legais antes de cadastrar um menor como titular dos dados (Art. 14 LGPD).
• Dados de menores não devem ser usados para comunicações de marketing.
• Caso a Sysmax identifique dados de menores coletados sem a devida autorização, comunicará a Clínica para regularização.

Em caso de incidente de segurança que envolva dados pessoais, seguimos o seguinte procedimento (Art. 48 da LGPD e Res. CD/ANPD n.º 15/2024):

O prazo de 72 horas é corrido (não útil) e conta da ciência do incidente, não da sua ocorrência. A Sysmax mantém plantão de segurança 24/7.

A Sysmax Solutions enquadra-se como Agente de Tratamento de Pequeno Porte (ATPP) nos termos da Resolução CD/ANPD n.º 2/2022, o que dispensa a nomeação formal de um DPO (Art. 41, §2.º, I, da LGPD). Em substituição, mantemos canal direto e funcional para todas as demandas de privacidade:

• E-mail: privacidade@sysmaxsolutions.com.br
• Prazo de resposta: até 30 dias úteis
• Horário de atendimento: Segunda a sexta-feira, das 9h às 18h (horário de Brasília)

Caso o faturamento ou o volume de dados tratados pela Sysmax supere os limites da Res. CD/ANPD n.º 2/2022, a Sysmax se compromete a nomear DPO formal no prazo de 90 dias e a atualizar este documento.

O histórico de versões está disponível em https://sysvetmax.sysmaxsolutions.com.br/legal/changelog.

As obrigações de confidencialidade, segurança de dados, cooperação em incidentes e cumprimento de prazos de retenção estabelecidas nesta Política sobrevivem ao término ou rescisão do contrato entre a Clínica e a Sysmax pelo período necessário ao cumprimento das obrigações legais aplicáveis, incluindo:

• O prazo mínimo de 5 (cinco) anos do prontuário veterinário (Res. CFMV 1321/2020);
• O prazo de 5 (cinco) anos para dados financeiros (legislação fiscal);
• Qualquer prazo adicional determinado por autoridade competente (ANPD, CRMV, Receita Federal).

17.1 Lei Aplicável

Esta Política de Privacidade é regida exclusivamente pelas leis da República Federativa do Brasil, incluindo a Lei n.º 13.709/2018 (LGPD), o Código de Defesa do Consumidor (Lei n.º 8.078/1990) quando aplicável, e a legislação veterinária pertinente (Res. CFMV 1321/2020 e 1653/2025).

17.2 Limitação de Responsabilidade

A responsabilidade total da Sysmax por danos comprovadamente decorrentes de falhas no tratamento de dados pessoais realizados pela plataforma SysVetMax é limitada ao valor efetivamente pago pela Clínica contratante nos 12 (doze) meses imediatamente anteriores ao evento danoso.

Essa limitação NÃO se aplica em casos de dolo ou culpa grave comprovada da Sysmax, violações que a Sysmax tenha sido notificada e deixado de corrigir em prazo razoável, ou descumprimento da Res. CD/ANPD n.º 15/2024 em incidentes de alta gravidade.

Para qualquer dúvida, solicitação ou reclamação relacionada a esta Política de Privacidade:

• E-mail principal: privacidade@sysmaxsolutions.com.br
• Assunto sugerido: [LGPD] — seguido do tipo de solicitação
• Site: https://sysvetmax.sysmaxsolutions.com.br/legal/privacidade

Autoridade de supervisão: Caso não fique satisfeito com nossa resposta, você pode registrar reclamação na Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD): gov.br/anpd · ouvidoria@anpd.gov.br